职场效率小工具

简介：

• SMART 法则-提高目标成功率的利器
• 5W2H 分析法-缜密高效的思维方式
• 掌握金字塔原理
• DISC 矩阵
• 时间管理矩阵
• 麦肯锡七步分析法
• WBS工作分析法
• 甘特图
• 搞笑 PDCA 循环法
• SWOT 分析法
• 决策树

… 正文

SMART 法则

如何设定目标

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• S=Specific，目标必须是具体的
• M=Measurable，目标必须是可以衡量的
• A=Attainable，目标必须是可以达到的
• R=Relevant，目标要与其他目标具有一定的相关性
• T=Time-bound，目标必须具有明确的戒指期限

5W2H 分析法

提供解决问题思路；问题分析，高效决策。

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（2）WHY——为什么要做？理由是什么？ - 确定工作目的
（1）WHAT——做什么事情？如何才能做到？ - 确定工作任务
（3）WHO——有谁参与？谁来完成？ - 确定负责人及参与人的角色和职责
（4）WHEN——什么时间开始？什么时间完成？ - 确定工作安排
（5）WHERE——在哪里做？ - 确定工作地点
（6）HOW ——要怎么做？如何实施？ - 确定具体方法
（7）HOW MUCH——做到什么程度？数量如何？费用如何？ - 盘点资源和数据

金字塔原理

理清逻辑思路；先总后分思维模式。任何问题都可以归纳出一个中心论点，并由多个论据支持，如此延伸，状如金字塔。

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• 中心论点 - 结论先行
• 多个论点 - 已上统下
• 每个论点有多个论据 - 逻辑递进，归类分组

先重要后次要
先总结后具体
先框架后细节
先结论后过程
先论点后论据

DISC 矩阵

沟通策略，提升沟通效率；

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DISC矩阵分析模型类似于一种测评工具，目的是通过预测他人行为性格的倾向性，更好的了解他人，获得最佳沟通策略，提高沟通效率。

D：Dominance属于老板型／指挥者，表现为目标明确、执行力强。不要挑战主控这类人整个沟通的欲望，显现出接纳和温和的态度，利用提供建议和暗示的方式让人更容易接受。
I：Influence属于社交型／影响者，表现为热爱分享、外向活泼。渴望认同和赞美；沟通前提，建立良好的社交关系，激励他们接受新主张或建议；完全对立的方式只会带来负面效果。
S：Steadiness属于被动型／支持者，表现为依赖和迁就。隐忍，渴望尊重和支持，给予对方帮助、安慰和指导。
C：Compliance属于修正型／思考者，表现为注重细节、追求卓越。工作中要拿出实际数据，证明理论无误；生活上，要有理有据不能胡编乱造不经过大脑。

时间管理矩阵

时间安排规划

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重要且紧急：优先去做
重要但不紧急：有计划的去做，避免成为重要且紧急
紧急但不重要：交给别人做（不认同此观点）
不紧急不重要：尽量少做

tips：推荐高效能人士的七个习惯里的时间管理方式

麦肯锡七步分析法

理清解决问题思路

• 明确问题
  拆解维度：目的、效果、效率、标准等
  • 清晰的问题描述
  • 界定问题考虑的方向
• 分解问题
  运用结构化图标，根据问题描述拆解成多个全面且、清晰易于操作的子议题，或是提出以事实的假设
• 优先排序
  需根据关键要素、重要性程度进行排序
• 议题分析
  根据重要问题将与其香馆的关键影响因素进行分类及分工，并制定详细地可事实计划
• 关键因素分析，分析方法如下
  • 因果分析: 为了确定引起某一现象变化原因的分析，主要解决“为什么”的问题
  • 标杆分析: 是一个系统的、持续性的评估过程，通过不断地将企业流程与世界上居领先地位的企业相比较，以获得帮助企业改善经营绩效的信息
  • 趋势分析: 通过对有关指标的各期对基期的变化趋势的分析，从中发现问题，为追索和检查账目提供线索的一种分析方法。
  • 比例分析: 通过财务报表的有关指标的比率计算，分析企业财务状况和经营成果，了解企业发展前景的分析方法
  • 模型分析
• 综合确认
  对前面的计划进行分析，优化，不断完善工作计划
• 组织实施
  • 让相关人员了解分析的结果与行动方案，按既定的计划进行实施
  • 对实施过程进行监督、跟踪、反馈

WBS 工作分解法

Work Breakdown Structure，工作分解结构；拆解工作项目分配

分解原则

• 将主体项目逐步细化分解，每个人物要求分解到不能再细化为止，最底层的任务活动直接分派到个人完成。即项目→任务→工作→日常活动

分解方式

• 基于交付成果，上层一般以可交付成果为导向；下层一般为可交付成果的工作内容
• 基于工作过程，一般是将上层按照工作流程分解，下层按照工作内容划分

甘特图

• 可视化展现项目进度，还可详细区分出计划和实际活动完成情况
• 适合小型项目，绘制项一般不超过30项，过多会导致增加阅读难度

高效 PDCA 循环法

Plan Do Check Act, 周而复始不断进行这四个动作，一个循环中可以解决一些问题， 未解决的问题便进入到下一次循环之中，直至问题最终解决。

• Plan (计划): 根据任务的目标和要求，制定科学的活动规划。
• Do (执行)：按照预定的计划、标准，根据已知的信息，设计具体的、可运作的方案和计划，实现预期目标的过程。
• Check (检查): 检查执行计划的实施方案和结果是否达到了目标。
• Act (处理): 就是对总结检查的结果进行处理，总结经验并吸取教训。

SWOT 分析法

Strength Weakness Opportunity Threats, 态势分析法, 将研究对象(人、公司、产品)密切相关的内部优劣势和外部机会威胁进行系统分析，得出决策性结论。

• S即strength（优势），是指企业自身拥有的特长或者资源，是有竞争优势的。
• W即weakness（劣势），是指与竞争对手相比，做的不太好或没有竞争优势的地方。
• O即opportunity（机会），是指外部环境可以寻求的发展机会。
• T即threats（威胁），是指外部环境有可能对企业造成的不利因素。

决策树

• 决策树一般是自上而下生成的，每个决策或事件(即非自然状态)都可能引出两个或多个时间，导致不同结果
• 决策树一般由方块节点、圆形节点、方案支、概率支等组成
• 应用决策树进行决策时，必须具备目标、方案、变量、损益和概率等条件